Triani tria
Senin, 10 Juni 2013
Rabu, 05 Juni 2013
Pengertian Drama
Drama menurut masanya dapat dibedakan dalam dua jenis yaitu drama baru dan drama lama.
1. Drama Baru / Drama Modern
Drama baru adalah drama yang memiliki tujuan untuk memberikan pendidikan kepada mesyarakat yang umumnya bertema kehidupan manusia sehari-hari.
Drama baru adalah drama yang memiliki tujuan untuk memberikan pendidikan kepada mesyarakat yang umumnya bertema kehidupan manusia sehari-hari.
2. Drama Lama / Drama Klasik
Drama lama adalah drama khayalan yang umumnya menceritakan tentang kesaktian, kehidupan istanan atau kerajaan, kehidupan dewa-dewi, kejadian luar biasa, dan lain sebagainya.
Drama lama adalah drama khayalan yang umumnya menceritakan tentang kesaktian, kehidupan istanan atau kerajaan, kehidupan dewa-dewi, kejadian luar biasa, dan lain sebagainya.
Macam-Macam Drama Berdasarkan Isi Kandungan Cerita :
1. Drama Komedi
Drama komedi adalah drama yang lucu dan menggelitik penuh keceriaan.
Drama komedi adalah drama yang lucu dan menggelitik penuh keceriaan.
2. Drama Tragedi
Drama tragedi adalah drama yang ceritanya sedih penuh kemalangan.
Drama tragedi adalah drama yang ceritanya sedih penuh kemalangan.
3. Drama Tragedi Komedi
Drama tragedi-komedi adalah drama yang ada sedih dan ada lucunya.
Drama tragedi-komedi adalah drama yang ada sedih dan ada lucunya.
4. Opera
Opera adalah drama yang mengandung musik dan nyanyian.
Opera adalah drama yang mengandung musik dan nyanyian.
5. Lelucon / Dagelan
Lelucon adalah drama yang lakonnya selalu bertingkah pola jenaka merangsang gelak tawa penonton.
Lelucon adalah drama yang lakonnya selalu bertingkah pola jenaka merangsang gelak tawa penonton.
6. Operet / Operette
Operet adalah opera yang ceritanya lebih pendek.
Operet adalah opera yang ceritanya lebih pendek.
7. Pantomim
Pantomim adalah drama yang ditampilkan dalam bentuk gerakan tubuh atau bahasa isyarat tanpa pembicaraan.
Pantomim adalah drama yang ditampilkan dalam bentuk gerakan tubuh atau bahasa isyarat tanpa pembicaraan.
8. Tablau
Tablau adalah drama yang mirip pantomim yang dibarengi oleh gerak-gerik anggota tubuh dan mimik wajah pelakunya.
Tablau adalah drama yang mirip pantomim yang dibarengi oleh gerak-gerik anggota tubuh dan mimik wajah pelakunya.
9. Passie
Passie adalah drama yang mengandung unsur agama / relijius.
Passie adalah drama yang mengandung unsur agama / relijius.
10. Wayang
Wayang adalah drama yang pemain dramanya adalah boneka wayang. Dan lain sebagainya.
Wayang adalah drama yang pemain dramanya adalah boneka wayang. Dan lain sebagainya.
ciri-ciri drama
Ciri-ciri drama adalah seperti yang berikut:Mesti ada konfliks
Mesti ada aksi
Harus dilakonkan
Tempoh masa kurang daripada 3 jam
Tiada ulangan dalam satu masa
Jenis-jenis drama pula adalah seperti yang berikut:
Tragedi
Komedi
Tragi-Komedi
Opera
Pantonim
Bangsawan
Tragedi
Mengandungi cerita tentang kemalangan dan kesedihan.
Komedi
Mengutarakan kisah hidup sehari-hari dengan pelbagai peristiwa lucu yang boleh menyebabkan penonton ketawa.
Tragi-KomediMengandungi unsur-unsur kesedihan dan unsur-unsur lucu.
Opera
Mengemukakan cerita yang digabungkan dengan muzik.
Pantomim
Lakonan dipersembahkan melalui gerak badan dan memek muka yang berlebihan untuk menyatakan aksi dan perasaan watak.
Bangsawan
Para pelakon membentuk dan mengubah sendiri dialog-dialog yang ingin disampaikan.
Peralatan Kantor
pengertian peralatan kantor
Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.
Memilih Peralatan Kantor
Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.
Macam-macam Peralatan Kantor
Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :
1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
Contoh-contoh perlengkapan dan peralatan kantor:
Makna Beriman Kepada Allah
Makna Beriman Kepada Allah
1. Dalil-Dalil Tentang Iman Kepada Allah
Firman Allah SWT:Wahai orang yang beriman; berimanlah kamu kepada Allah, Rasul-Nya (Muhammad SAW), kitab yang diturunkan kepada Rasul-Nya dan kitab yang telah diturunkan sebelumnya. Barangsiapa kafir (tidak beriman) kepada Allah, malaikat-Nya. kitab-kitab-Nya, rasul-rasul-Nya dan Hari Akhirat, maka sesungguhnya orang itu sangat jauh tersesat. QS. an-Nisaa’ (4): 136.
Dan Tuhan itu, Tuhan Yang Maha Esa. Tidak ada Tuhan selain Dia. Yang Maha Pemurah dan Maha Penyayang. QS. al-Baqarah (2): 163.
Allah itu tunggal, tidak ada Tuhan selain Dia, yang hidup tidak berkehendak kepada selain-Nya, tidak mengantuk dan tidak tidur. Kepunyaan-Nya lah segala sesuatu yang ada di langit dan di bumi. Bukankah tidak ada orang yang memberikan syafaat di hadapan-Nya jika tidak dengan seizin-Nya? Ia mengetahui apa yang di hadapan manusia dan apa yang di belakang mereka, sedang mereka tidak mengetahui sedikit jua pun tentang ilmu-Nya, kecuali apa yang dikehendaki-Nya. Pengetahuannya meliputi langit dan bumi. Memelihara kedua makhluk itu tidak berat bagi-Nya. Dialah Yang Maha Tinggi lagi Maha Besar. QS. al-Baqarah (2): 255.
Dialah Allah, Tuhan Yang Tunggal, yang tiada Tuhan selain Dia, yang mengetahui perkara yang tersembunyi (gaib) dan yang terang Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang. Dialah Allah, tidak tidak ada Tuhan selain Dia, Raja Yang Maha Suci, yang sejahtera yang memelihara, yang Maha Kuasa. Yang Maha Mulia, Yang Jabbar,lagi yang Maha besar, maha Suci Allah dari segala sesuatu yang mereka perserikatkan dengannya. Dialah Allah yang menjadikan, yang menciptakan, yang memberi rupa, yang mempunyai nama-nama yang indah dan baik. Semua isi langit mengaku kesucian-Nya. Dialah Allah Yang Maha keras tuntutan-Nya, lagi Maha Bijaksana. QS. al-Hasyr (59): 22-24
Dalam Surat Al-Ikhlash, yang mempunyai arti:
“Katakanlah olehmu (hai Muhammad): Allah itu Maha Esa. Dialah tempat bergantung segala makhluk dan tempat memohon segala hajat. Dialah Allah, yang tiada beranak dan tidak diperanakkan dan tidak seorang pun atau sesuatu yang sebanding dengan Dia.” QS. al-Ikhlash (112): 1-4.
Sabda RasululIah SAW:
Katakanlah olehmu (wahai Sufyan, jika kamu benar-benar hendak memeluk Islam): Saya telah beriman akan Allah; kemudian berlaku luruslah kamu. (HR. Taisirul Wushul, 1: 18).
Manusia yang paling bahagia memperoleh syafaat-Ku di hari kiamat, ialah: orang yang mengucapkan kalimat La ilaha illallah. (HR. Muslim, Taisirul Wushul, 1: 12).
Barangsiapa mati tidak memperserikatkan Allah dengan sesuatu, pasti masuk surga. Dan barangsiapa mati tengah memperserikatkan Allah dengan sesuatu, pasti masuk neraka. (HR. Muslim, Taisirul Wushul, 1: 12.
2. Pengertian Iman Kepada Allah
Iman kepada Allah ialah:
1. Membenarkan dengan yakin akan adanya Allah;
2. Membenarkan dengan yakin akan keesaan-Nya, baik dalam perbuatan-Nya menciptakan alam makhluk seluruhnya, maupun dalam menerima ibadat segenap makhluk-Nya;
3. Membenarkan dengan yakin, bahwa Allah bersifat dengan segala sifat sempurna, suci dari segala sifat kekurangan dan suci pula dari menyerupai segala yang baharu (makhluk).
Pengelolaan Dana Kas Kecil
Pengelolaan Dana Kas Kecil |
Kas
kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan
perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif
kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya untuk
pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik,
rekening air, pembelian perlengkapan dan sejenisnya. Dana kas kecil
diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung
jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil adalah : • Formulir permintaan pengisian dana kembali kas kecil • Formulir permintaan pengeluaran kas kecil • Jurnal pengeluaran kas • Buku jurnal kas kecil • Buku laporan penggunaan dana kas kecil • Bukti pengeluaran kas kecil • Alat tulis dan alat hitung Prosedur pengelolaan dana kas kecil Pembentukan Dana Kas Kecil : Pembentukan dana kas kecil menggunakan dokumen BKK (Bukti Kas Keluar) yang dikeluarkan oleh kasir atau bagian keuangan. Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil Permintaan penggunaan dana kas kecil menggunakan dokumen PPKK (Permintaan Pengeluaran Kas Kecil). Sedangkan bagi pemegang kas kecil PPKK sebagai bukti pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil. PPKK yang diajukan pengguna kas kecil, apabila pemegang kas kecil meyetujui maka akan dibuatkan dokumen BPKK (Bukti Pengeluaran Kas Kecil) yang dijadikan bukti pemakaian dana kas kecil. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pengisian kembali dana kas kecil kepada bagian keuangan menggunakan dokumen PPKKK (Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil). Alurnya dapat diperjelas dengan gambar sebagai berikut :
Pemegang kas besar mengeluarkan kas kecil dari kas besar dengan bukti transaksi berupa Bukti Kas Keluar, pemakai kas kecil mengisi formulir Permintaan, Pemakaian Kas Kecil kepada pemegang kas kecil,Pemegang kas kecil menyimpan, Bukti Pengeluaran Kas Kecil, Pemegang kas kecil melakukan Permintaan Pengisian Kembali,Kas Kecil berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil.
Pembentukan Dana Kas Kecil Pembentukan dana kas kecil diawali dari bagian keuangan (kasir / pemegang kas besar) mengeluarkan bukti kas keluar (cek) untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Bagian pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank kemudian mencatat ke buku kas kecil dan mengarsipkannya. Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran kas kecil dan menyerahkannya kepada pemegang dana kas kecil. Pemegang dana kas kecil kemudian menyerahkan uang. Pemakai dana kas kecil harus mempertanggungjawabkan pemaikaian dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan bukti pendukung pemakaian dana kas kecil. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil harus dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan bukti pendukung pengeluaran kas kecil kemudian diserahkan ke bagian keuangan (kasir). Berdasarkan dokumen tersebut, kasir mengisi cek dan diotorisasi oleh pemegang otoritas (misalnya kepala bagian keuangan) kemudian cek tersebut diserahkan ke bagian pemegang dana kas kecil. |
macam-macam dan contoh surat
macam-macam dan contoh jenis surat
Dibawah
ini merupakan contoh dari bentuk-bentuk surat. Bentuk-bentuk surat
biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga
keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk
susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk suraqt yang
lainnya. Dibawah ini contoh bentuk-bentuk suratnya :
1. Bagian-bagian Surat Resmi
1. Bagian-bagian Surat Resmi
Surat
Resmi merupakan surat yang sering digunakan dalam kedinasan,
keorganisasian, lembaga-lembaga instansi, maupun pekerjaan. Surat ini
dikatergorikan paling umum di gunakan dalam kehidupan sehari-hari jika
sedang berurusan dengan instansi atau kelembagaan tertentu.
Bagian-bagian surat dari bentuk bagian-bagian surat resmi :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Hal tentang Surat
5. Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
2. Bentuk Resmi (Official Style)
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Hal tentang Surat
5. Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
2. Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk
Resmi merupakan salah satu bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi.
Fungsional dan Tujuan surat ini sama dengan bagian-bagian surat resmi.
Namuhn jangan loupa untuk membuat surat resmi selalu perhatikan garis
tengah agar surat resmi tersebut terlihat rapih dan di terima oleh
instansi atau lembaga karena surat resmi ini sifatnya tidak main-main.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Resmi :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
3. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
3. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Bentuk
Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher
Surat, Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph
melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun
susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut.
Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir
kiri. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
4. Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style)
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
4. Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style)
Bentuk
Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat
yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat
ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan
hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam
penulisan, pengetikan maupun strukturalnya. Bagian-bagian surat dari
Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
5. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
5. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Bentuk
Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua
bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus.
Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis
pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan
pernikahan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block
Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
6. Bentuk Sederhana (Simplified Style)
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
6. Bentuk Sederhana (Simplified Style)
Bentuk
Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip
dengan Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan
salam penutup. Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang
sedang bekerja di perusahaan itu. Terkadang penulisan Surat Bentuk
Sederhana ini sangatlah simple tanpa perlu memandang kerapihan dan
keteraturan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Sederhana (Simplified
Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
7. Bentuk Lekuk (Indented Style)
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
7. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk
Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di
tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk
Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak
terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat
yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
8. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
8. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)
Bentuk
Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana
Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea
menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima
spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan
spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan
tertentu. Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging
Paragraph) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
9. Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice)
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
9. Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice)
Bentuk
Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice) merupakan
bentuk surat dimana Pokok Surat terletak ditengah setelah Salam
Pembukaan. Bentuk surat seperti ini di buat agar orang yang membacanya
terfokus terhadap Pokok Surat pada surat tersebut. Jadi diletakan di
tengah setelah Salam Pembukaan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus
Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
10. Surat Bersambung (Surat Dua Halaman)
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
10. Surat Bersambung (Surat Dua Halaman)
Surat
Bersambung (Surat Dua Halaman) merupakan bagian surat dimana surat
tersebut merupakan sambungan dari halaman sebelumnya. Surat ini biasanya
di buat jika surat yang dibuat pada lembar yang dibuat tidak muat.
Biasanya hal yang mengakibatkan ketidakmuatana atau ketidakcukupan
lembaran surat itu ialah Tubuh Surat atau Isi Surat yang terlalu
panjang. Sehingga diperlukan lemabran surat lagi untuk melanjutkannya.
Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat halaman
baru pada surat yang diantaranya :
1. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)
2. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)
3. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)
4. Surat pada halaman berikutnya tidak perlu menggunakan kop surat
5. Tidak menggunakan tembusan dan nama yang di tembus atau nama lampiran atau inisial
Bagian-bagian surat dari Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) :
a. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)
b. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)
c. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
1. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)
2. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)
3. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)
4. Surat pada halaman berikutnya tidak perlu menggunakan kop surat
5. Tidak menggunakan tembusan dan nama yang di tembus atau nama lampiran atau inisial
Bagian-bagian surat dari Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) :
a. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)
b. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)
c. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
Contoh Surat Resmi
KOP SURAT DISINI
SURAT TUGAS
Nomor: /A.05/03/2011
Nomor: /A.05/03/2011
Berdasarkan Surat Kepala Pusat Pembinaan, Pendidikan dan Pelatihan Perencana Bappenas Nomor:
1234/P.01/03/2011, tanggal 1 Januari 2011, Perihal pemanggilan para Calon Peserta Program S2 Luar Negeri –
Pusbindiklatren Bappenas Tahun 2011, dengan ini kami perintahkan kepada:
1234/P.01/03/2011, tanggal 1 Januari 2011, Perihal pemanggilan para Calon Peserta Program S2 Luar Negeri –
Pusbindiklatren Bappenas Tahun 2011, dengan ini kami perintahkan kepada:
Nama : Om Ganteng
NIP : 123456789
Pangkat/Gol : Penata Tk.I/III/d
Jabatan : Kasubbid Pengembangan Wilayah dan Permukiman
Unit Kerja : BAPPEDA Provinsi DKI Jakarta
Instansi : Pemerintah Provinsi DKI Jakarta
Untuk segera melaksanakan tugas belajar pada program persiapan bahasa Inggris (EAP) pada :
Perguruan Tinggi : Akan di tentukan kemudiaan
Tingkat : S2
Terhitung Mulai : 06 Juni s.d. 05 Desember 2011
Lama studi : 6 Bulan
Demikian untuk dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 11 Januari 2011
Kepala BAPPEDA PROVINSI
DKI JAKARTA
Ttd + stempel
(............................)
NIP: ………………..
Kepala BAPPEDA PROVINSI
DKI JAKARTA
Ttd + stempel
(............................)
NIP: ………………..
Tembusan Yth.:
1) Kepala Pusat Pembinaan, Pendidikan dan Pelatihan Perencana, Bappenas;
2) PPK PPSDMA Bappenas;
3) Gubenur DKI JAKARTA di Jakarta;
BENTUK-BENTUK SURAT
A. Bentuk Lurus Penuh
Pengertian bentuk surat lurus yaitu bentuk surat yang pengetikannya
semua dimukai pada pasak garis pinggir kiri (penekan segi sebelah kiri)
Pada bentuk lurus ini, tanggal dan salam penutup juga diketik mulai
pasak garis pinggir kiri. Sehingga bentuk surat ini merupakan bentuk
yang paling mudah diketik.
B. Bentuk Lurus
Bentuk lurus yaitu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari
garis pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam penutup, nama
perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik
mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas.
C. Bentuk Lurus dengan Perihal atau Pokok Surat
Bentuk surat ini sama dengan bentuk lurus, hanya diantara salam pembuka dan isi suarat dicantumkan perihal surat.
Bentuk surat ini sama dengan bentuk lurus, hanya diantara salam pembuka dan isi suarat dicantumkan perihal surat.
D. Bentuk Setengah Lurus
Bentuk setengah lurus yaitu bentuk surat yang hamper sama dengan bentuk lurus, perbedaannya terletak pada pengetikan isis saja, yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi.
Bentuk setengah lurus yaitu bentuk surat yang hamper sama dengan bentuk lurus, perbedaannya terletak pada pengetikan isis saja, yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi.
BENTUK SURAT LEKUK DAN BENTUK SURAT RESMI
A. Bentuk Lekuk
Pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal, salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan, sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri, dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi.
Pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal, salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan, sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri, dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi.
B. Bentuk Surat Resmi
Bentuk surat resmi banyak dipakai oleh istansi Pemerintah. Alamat harus diketik dibagian sebelah kanan,sedangkan dibagian sebelah kiri dibuat nomor, lampiran dan perihal atau hal surat. Setiap pergantian alinea dari isi surat selalu masuk lima spasi.
Bentuk surat resmi banyak dipakai oleh istansi Pemerintah. Alamat harus diketik dibagian sebelah kanan,sedangkan dibagian sebelah kiri dibuat nomor, lampiran dan perihal atau hal surat. Setiap pergantian alinea dari isi surat selalu masuk lima spasi.
Contoh-contoh bentuk surat
- Bentuk Lurus Penuh
Bandung, 05 Maret 2009
PT. Indo Karya
Jalan Cikapundung
Garut
Tuan-tuan yang terhormat,PT. Indo Karya
Jalan Cikapundung
Garut
Menurut pesaanan Tuan tanggal 21 Februari 2009 dengan gembira kami kabarkan, bahwa hari ini telah kami kirimkan 15.000 buah bumbu makanan. Bersama dengan ini kami sampaikan faktur dan daftar pengiriman barang, masing-masing rangkap dua, pelunasan sisa harga barang kami harapkan paling lama tanggal 10 Maret 2009.
Atas perhatian Tuan kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
PT. Indo Karya
Rani Ratnaningsih
DIREKTUR
DIREKTUR
- Bentuk Lurus
Banten, 5 Maret 2009
Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK Danamon
Cabang Garut
Dengan ini kami beritahukan, bahwa
terhitung mulai tanggal 12 Mei 2009, Bank ”BCA” Cabang Garut akan
memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan
giro bilyet.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.
Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.
Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Bank Danamon
Drs. SuwarnoPT Bank Danamon
Pimpinan
- Bentuk Lurus dengan perihal atau pokok surat
Gresik, 1 Maret 2009
PT Holcim
Jalan Veteran 23
Gresik
Pengiriman Semen
Sesuai
dengan kontrak pembelian antara took kami dan perusahaan tuan
tertangaal 2009 di bawah nomor 421/X/09 untuk pengiriman 500 sak semen.
Yang direncanakan dikirim tanggal 7 Maret 2009.
Karena tempat gudang penyimpanan tidak ada dan saat ini baru dibuatkan, maka pengiriman supaya diundur saja besok tanggal 15 Maret 2009.
Kami minta dengan hormat perhatiannya.
Karena tempat gudang penyimpanan tidak ada dan saat ini baru dibuatkan, maka pengiriman supaya diundur saja besok tanggal 15 Maret 2009.
Kami minta dengan hormat perhatiannya.
Hormat kami
Toko bahan bangunan Kujang
Didi SutomoToko bahan bangunan Kujang
Sekretaris
- Bentuk Setengah Lurus
Surakarta, 21 Maret 2009
Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Bekasi
Dengan hormat
Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2009.
Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2009 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.
Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.
Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2009.
Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2009 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.
Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Penerbit TRIBUANA
Lukman HakimPenerbit TRIBUANA
Direksi Teknik
- Bentuk Lekuk
Surabaya, 9 Maret 2008
PT Taman Citra
Jalan Cantel 112
Sragen
PT Taman Citra
Jalan Cantel 112
Sragen
Dengan hormat,
Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.
Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air. Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.
Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.
Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.
Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air. Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.
Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami
PT Anemeka Pupuk
SuwarnoPT Anemeka Pupuk
Direktur
B. Bentuk Surat Resmi
UNIVERESITAS SEBELAS MARET
KAMPUS KENTINGAN
SURAKARTA
Nomor : 11/X/ 2008 Surakarta, 16 Maret 2009KAMPUS KENTINGAN
SURAKARTA
Lamp : -
Hal : - Yth. Sdr. Direktur SMA Negeri 1 Surakarta
Sebagaimana
diketahui pada tahun 2009 Universitas Sebelas Maret akan menerima
mahasiswa baru lulusan SMTA. Suhubungan dengan hal tersebut kami
mengundang Saudara untuk menghaditi rapat yang kami selenggarakan:
Hari dan tanggal : 20 Maret 2009
Tempat : Fakultas Keguruan Pabelan Surakarta
Keperluan : Membicarakan tentang syarat-syarat masuk ke perguruan tinggi.
Tempat : Fakultas Keguruan Pabelan Surakarta
Keperluan : Membicarakan tentang syarat-syarat masuk ke perguruan tinggi.
Atas perhatian dan partisipasi sawdara dalam hal tersebut di atas kami ucapkan terima kasih.
Universitas Sebelas maret
Ketua
pengelolaan arsip dinamis dan statis
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS ORGANISASI
Setiap organisasi harus berusaha mengelola arsip dengan baik. Untuk itu
organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dinamis dan statis. Di
samping juga perlu memperhatikan dukungan berbagai faktor yang terkait
yaitu faktor kepemimpinan, profesionalisme/kompetensi arsiparis dan
sumber daya manusia lainnya yang mengurus arsip, serta kondisi sarana
prasarana yang dibutuhkan. Tulisan berikut bermaksud menguraikan perihal
pengelolaan arsip dan faktor-faktor terkait tersebut.
A. Pengertian Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara. Rekaman dapat berbentuk tulisan, gambar, suara. Media
rekaman dapat berupa kertas, film, disk, kaset. Pengertian arsip ini
berkenaan juga dengan berbagai jenis arsip.
Dalam arti ini, arsip adalah satu atau lebih warkat (catatan, rekaman,
dokumen, naskah) yang memiliki nilai guna dan disimpan untuk menjamin
keselamatan dan persediaannya kembali bilamana dibutuhkan. Nilai guna
yang dimaksudkan misalnya nilai guna administrasi, hukum, keuangan,
pendidikan, riset dan pembuktian.
Ada berbagai jenis arsip, yang dapat digolongkan sebagai berikut :
1. Arsip dinamis, yang terdiri dari arsip vital, arsip aktif, arsip
inaktif. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui,
dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip
inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2. Arsip statis, Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan.
3. Arsip terjaga, Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan
dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus
dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
4. Arsip umum. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam
kategori arsip terjaga
B. Organisasi Kearsipan dan Fungsinya
Organisasi kearsipan terdiri atas lembaga kearsipan, unit kearsipan dan unit pengolah.
1. Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan.
2. Unit Kearsipan
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Pencipta arsip
adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan
fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
Unit kearsipan memiliki fungsi antara lain :
a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
e. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya.
3. Unit Pengolah
. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
C. Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi: arsip vital, arsip aktif, dan arsip
inaktif.
Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
Sedangkan pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga
kearsipan.
1. Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan
arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi
persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan
norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Untuk
mewujudkan tujuan tersebut, pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui
kegiatan-kegiatan : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan
arsip.
a. Penciptaan Arsip Dinamis
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman
merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan
membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka
penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan
arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi.
Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip adalah :
(a) Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin
rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan
arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya
(b) Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam
berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik
dan/atau media lain
(c) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi
(d) Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip
Dari ketentuan-ketentuan tersebut dapat dikatakan bahwa setiap pejabat
dan pegawai unit kerja yang terlibat dalam pembuatan dokumen harus
memperhatikan prinsip-prinsip berikut dalam proses menciptakan arsip
yaitu : baik dan benar, dapat menentukan bentuk dan/atau melakukan alih
media meliputi media elektronik dan/atau media lain, penciptaan arsip
dilaksanakan dengan melakukan analisis fungsi dan tugas organisasi,
memenuhi komponen struktur, isi dan konteks arsip.
Dalam menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan
proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat. Dalam hal ini,
pencipta arsip harus/seharusnya melakukan pencatatan (perekaman) proses
pembuatan dokumen, pencatatan pendistribusian dokumen baik pengiriman
maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan dokumen misalnya
berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan rapat
yang berkenaan dengan pembuatan dokumen. Sedangkan pencatatan
pendistribusian dokumen dilakukan dengan melakukan pencatatan pada
buku/kartu agenda, pencatatan penyampaian dokumen dengan menggunakan
lembar disposisi, dan lembar/buku ekspedisi (model lama), lembar
pencatatan penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu tunjuk
silang, lembar pengantar surat (model baru), atau pencatatan secara
elektronik dengan menggunakan komputer.
b. Penggunaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih
selalu-sering-kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk
kepentingan manajerial dan operasional organisasi.
Tentang penggunaan dan pemeliharaan arsip-dinamis dinyatakan bahwa :
(a) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
(b) Pencipta arsip membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
Berkenaan dengan penggunaan atau peminjaman arsip, pencipta arsip dapat
menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum
dapat:
(a) menghambat proses penegakan hukum;
(b) mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
(c) membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
(d) mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
(e) merugikan ketahanan ekonomi nasional;
(f) merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
(g) mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan
terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara
hukum;
(h) mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
(i) mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
Di samping ketentuan kemungkinan penutupan akses atas arsip seperti
tersebut di atas, ditetapkan pula bahwa pencipta arsip wajib menjaga
kerahasiaan arsip tertutup, menentukan prosedur berdasarkan standar
pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna
arsip. Berkenaan dengan penggunaan arsip ini pencipta arsip perlu
memiliki ketentuan prosedur peminjaman arsip, ketentuan waktu
peminjaman, dan prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila
terjadi kehilangan arsip.
c. Pemeliharaan Arsip
Dinamis
Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk
menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip
dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip
dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena
faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan
arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor
ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara
yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur,
serangga, rayap, gegat, api, dan air. Oleh karena itu untuk memelihara
arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang
baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela
dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring
serangga, hewan kecil dan lainnya. Saluran air tidak melalui ruangan
arsip. Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk
mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC
selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam,
dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan
cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah
serangga/rayap dapat dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip.
d. Penyusutan Arsip Dinamis
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip
statis kepada lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip
dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan
kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan
negara . Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip,
dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan :
(a) pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
(b) pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki
nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan; dan
(c) penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.
Tentang pelaksanaan pemusnahan arsip sebagai berikut :
(a) Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang : (1) tidak memiliki nilai guna;
(2) telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip);
(3) tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
(4) tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
(b) Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang
benar.
(1) mendaftar secara lengkap arsip-arsip yang akan dimusnahkan (unit
kerja, kode pokok masalah/masalah, jenis fisik arsip, tanggal, bulan
dan tahun berkas, serta jumlah berkas)
(2) melaksanakan pemusnahan arsip dengan cara membakar, melebur, atau
mencacahnya, dan dengan membuat berita acara.
(c) Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab
pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan, dengan memberikan tanda
tangan sebagai tanda mengetahuii/menyetujui.
Sedangkan tentang penyerahan arsip dapat diatur sbb. bahwa satuan kerja
di lingkungan organisasi wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga
kearsipan. Berdasarkan sudut pandang JRA dapat dikatakan bahwa suatu
arsip menjadi arsip statis harus melalui masa sebagai arsip aktif, arsip
inaktif, dan setelah habis masa retensinya dan menurut penilaian arsip
yang bersangkutan mempunyai nilai abadi atau berketerangan
dipermanenkan, maka arsip tersebut tergolong sebagai arsip statis. Arsip
yang tidak dikenali penciptanya atau karena tidak adanya JRA dan
dinyatakan dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) oleh lembaga kearsipan
dinyatakan sebagai arsip statis. Pencipta arsip bertanggung jawab atas
autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang diserahkan
kepada lembaga kearsipan.
2. Pengelolaan Arsip
Statis
Seperti dikemukakan di atas arsip statis adalah arsip yang dihasilkan
oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan.
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan,
preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu
sistem kearsipan nasional.
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip
sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi: akuisisi arsip statis; pengolahan
arsip statis; preservasi arsip statis; dan akses arsip statis.
a. Akuisisi Arsip Statis
Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis
pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan
arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan. Akuisisi meliputi arsip statis yang telah diverifikasi secara
langsung maupun tidak langsung. Lembaga kearsipan wajib membuat Daftar
Pertelaan Arsip (DPA) yang diakuisisi dan mengumumkannya kepada publik.
Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis yang hendak
diakusisi wajib menyerahkan kepada Lembaga Kearsipan.
Lembaga kearsipan dapat melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga
pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara
dan/atau bantuan luar negeri. Akuisisi arsip statis oleh lembaga
kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.
b. Pengolahan Arsip Statis
Mengenai pengolahan arsip statis dapat diatur sebagai berikut.
Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas
aturan asli. Pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan standar
deskripsi arsip statis. Ini berarti bahwa pegawai lembaga kearsipan
dalam melakukan pencatatan dan penyimpanan arsip statis memperhatikan
unit kerja asal arsip dan pokok masalah, masalah dan perincian arsip
tersebut. Cara ini akan dapat menjamin sistematika, pengendalian, dan
kemudahan akses arsip.
c. Preservasi Arsip Statis
Sedangkan preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan
dan kelestarian arsip statis. Preservasi arsip statis dilakukan secara
preventif dan kuratif. Preservasi arsip merupakan upaya memelihara dan
menjaga arsip dari kerusakan yang mungkin terjadi. Berbagai bentuk usaha
pemeliharaan arsip dinamis yang dikemukakan di atas dapat digunakan
untuk melakukan pemeliharaan arsip statis. Sedangkan penjagaan arsip
dari kemungkinan kerusakan dapat dilakukan dengan membersihkan ruangan
secara berkelanjutan; memeriksa ruangan dan sekitarnya untuk memastikan
aman dari serangga, rayap dan sejenisnya; penggunaan racun serangga dan
kapur barus, pengawasan serangga anai-anai, larangan makan dan merokok
di ruang arsip, tidak meletakkan arsip secara berdesak-desakan, secara
rutin mengganti klip sebelum berkarat, mempergunakan rak dari logam,
menjaga kebersihan arsip, mengeringkan arsip yang basah, dan melakukan
perbaikan terhadap arsip yang rusak.
d. Akses Arsip Statis
Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lembaga kearsipan wajib
menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip.
Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat
keterbukaan dan ketertutupan. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan
berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta
menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses.
Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap
arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan
tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip
yang memiliki arsip tersebut.
Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan
akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan
lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka
setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip
statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang
dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
a. tidak menghambat proses penegakan hukum;
b. tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan
intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d. tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam
kategori dilindungi kerahasiaannya;
e. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
g. tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan
kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak
secara hukum;
h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut
sifatnya perlu dirahasiakan.
Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan,
kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip statis dapat diakses
dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan.
Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga
kearsipan dan dilaporkan kepada pimpinan organisasi. Penetapan dilakukan
secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan dan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga
kearsipan. Oleh karena itu kepala lembaga kearsipan harus merumuskan dan
menetapkan kebijakan tentang keterbukaan arsip statis dan kebijakan
lainnya yang relevan untuk menjamin penyelenggaraan arsip organisasi
yang efektif dan efisien.
D. Faktor-Faktor yang Berkaitan dengan Pencapaian Tujuan Pengelolaan Arsip
Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan pengelolaan
arsip adalah kepemimpinan unit kearsipan dan lembaga kearsipan,
kompetensi dan profesionalitas arsiparis, sumber daya manusia lainnya,
dan kondisi sarana prasarana unit dan lembaga kearsipan.
1. Faktor Kepemimpinan
Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan
Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin
oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan
kearsipan. Kompetensi pimpinan unit dan lembaga kearsipan meliputi :
a. Ketrampilan teknis yaitu kemampuan menggunakan bahan, peralatan,
komputer, almari arsip untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dan
mengatasi persoalan penggunaan fasilitas dan pelaksanaan pekerjaan
kearsipan. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan
lini pertama/bawah.
b. Ketrampilan manusiawi, yaitu kemampuan untuk bekerjasama, memahami,
mempengaruhi dan memotivasi orang lain terutama para pegawai sebagai
individu dan anggota kelompok. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan
oleh manajer/pimpinan menengah.
c. Ketrampilan konseptual, yaitu kemampuan menguraikan dan menjelaskan
masalah atau kejadian organisasi, ketergantungan antar satuan dan
komponen organisasi, serta mengantisipasi berbagai perubahan yang
mungkin terjadi. Termasuk kemampuan untuk melaksanakan fungsi-fungsi
perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan. Ketrampilan ini lebih
banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan atas.
Setiap manajer atau pimpinan unit perlu memiliki berbagai kemampuan
tersebut, meskipun sesuai tingkatannya manajer atau pimpinan lebih
membutuhkan kemampuan yang berbeda karena fungsi pokoknya yang berbeda.
Pimpinan yang memiliki kemampuan tersebut akan dapat efektif dalam
melaksanakan fungsi dan peran kepemimpinan atau manajerialnya.
2. Faktor Kompetensi Arsiparis dan Sumber Daya Manusia
Kompetensi atau profesionalitas arsiparis dan sumber daya manusia
lainnya yang melaksanakan tugas kearsipan meliputi kemampuan pengetahuan
kearsipan, manajemen dan organisasi; kemampuan ketrampilan atau teknis
pelaksanaan tugas-tugas dan penggunaan bahan-bahan dan alat-alat
kearsipan; pengalaman kerja di bidang kearsipan; kemampuan bersikap
kerja yang baik seperti disiplin, cekatan, jujur, bersih, dan rapi.
Kompetensi seperti itu sangat dibutuhkan dalam penyelenggaraan
kearsipan, karena dengan kemampuan tersebut pegawai dapat bekerja dengan
baik dan dengan demikian penyelenggaraan kearsipan dapat efektif
mencapai tujuannya. Oleh karena itu penting pula bagi setiap organisasi
untuk melakukan pengembangan dan pembinaan sumber daya manusia sehingga
semakin memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.
Lembaga kearsipan dapat melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya:
a. pengadaan arsiparis;
b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui
pe-nyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan
kearsipan;
c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan
d. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
3. Faktor Kondisi Sarana Kearsipan
Sarana atau segala sesuatu yang dapat dipakai dalam penyelenggaraan
kearsipan, perlu dimiliki dan dikembangkan oleh setiap unit
kerja/lembaga kearsipan agar penyelenggaraan kearsipan dapat berlangsung
efisien dan efektif. Bahan-bahan dan alat-alat yang digunakan untuk
melakukan proses pengambilan kebijakan, pengembangan, pembinaan,
pengelolaan, dan pelaksanaan kerja kearsipan harus diupayakan dan diatur
sehingga memiliki standar kualitas dan spesifikasi sesuai kebutuhan dan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Pencipta arsip dan
lembaga kearsipan perlu mengupayakan penyediaan prasarana dan sarana
kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip,
memanfaatkan dan mengembangkannya sesuai dengan kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi. Standar kualitas dan spesifikasi prasarana dan
sarana kearsipan adalah ketentuan standar tentang kualitas, bahan,
bentuk, ukuran, jenis, dan lain-lain yang dijadikan acuan atau pedoman
dalam pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan.
Agar pengelolaan arsip dapat efektif dan efisien, maka faktor
kepemimpinan, profesionalisme/kompetensi arsiparis dan sumber daya
manusia lainnya yang mengurus arsip, serta kondisi sarana prasarana yang
dibutuhkan harus diperhatikan dan dipenuhi.
Langganan:
Postingan (Atom)