Rabu, 05 Juni 2013

Pengertian Drama


   pengertian drama wikipedia Drama adalah suatu aksi atau perbuatan (bahasa yunani). Sedangkan dramatik adalah jenis karangan yang dipertunjukkan dalan suatu tingkah laku, mimik dan perbuatan. Sandiwara adalah sebutan lain dari drama di mana sandi adalah rahasia dan wara adalah pelajaran. Orang yang memainkan drama disebut aktor atau lakon.

Drama menurut masanya dapat dibedakan dalam dua jenis yaitu drama baru dan drama lama.
1. Drama Baru / Drama Modern
Drama baru adalah drama yang memiliki tujuan untuk memberikan pendidikan kepada mesyarakat yang umumnya bertema kehidupan manusia sehari-hari.
2. Drama Lama / Drama Klasik
Drama lama adalah drama khayalan yang umumnya menceritakan tentang kesaktian, kehidupan istanan atau kerajaan, kehidupan dewa-dewi, kejadian luar biasa, dan lain sebagainya.
Macam-Macam Drama Berdasarkan Isi Kandungan Cerita :
1. Drama Komedi
Drama komedi adalah drama yang lucu dan menggelitik penuh keceriaan.
2. Drama Tragedi
Drama tragedi adalah drama yang ceritanya sedih penuh kemalangan.
3. Drama Tragedi Komedi
Drama tragedi-komedi adalah drama yang ada sedih dan ada lucunya.
4. Opera
Opera adalah drama yang mengandung musik dan nyanyian.
5. Lelucon / Dagelan
Lelucon adalah drama yang lakonnya selalu bertingkah pola jenaka merangsang gelak tawa penonton.
6. Operet / Operette
Operet adalah opera yang ceritanya lebih pendek.
7. Pantomim
Pantomim adalah drama yang ditampilkan dalam bentuk gerakan tubuh atau bahasa isyarat tanpa pembicaraan.
8. Tablau
Tablau adalah drama yang mirip pantomim yang dibarengi oleh gerak-gerik anggota tubuh dan mimik wajah pelakunya.
9. Passie
Passie adalah drama yang mengandung unsur agama / relijius.
10. Wayang
Wayang adalah drama yang pemain dramanya adalah boneka wayang. Dan lain sebagainya.

ciri-ciri drama
Ciri-ciri drama adalah seperti yang berikut:

Mesti ada konfliks
Mesti ada aksi
Harus dilakonkan
Tempoh masa kurang daripada 3 jam
Tiada ulangan dalam satu masa

Jenis-jenis drama pula adalah seperti yang berikut:
Tragedi
Komedi
Tragi-Komedi
Opera
Pantonim
Bangsawan
Tragedi
Mengandungi cerita tentang kemalangan dan kesedihan.
Komedi
Mengutarakan kisah hidup sehari-hari dengan pelbagai peristiwa lucu yang boleh menyebabkan penonton ketawa.
Tragi-KomediMengandungi unsur-unsur kesedihan dan unsur-unsur lucu.
Opera
Mengemukakan cerita yang digabungkan dengan muzik.
Pantomim
Lakonan dipersembahkan melalui gerak badan dan memek muka yang berlebihan untuk menyatakan aksi dan perasaan watak.
Bangsawan
Para pelakon membentuk dan mengubah sendiri dialog-dialog yang ingin disampaikan.

Peralatan Kantor

pengertian peralatan kantor

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.

Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.
Memilih Peralatan Kantor

Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

Macam-macam Peralatan Kantor

Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :

   1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

   2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
 Contoh-contoh perlengkapan dan peralatan kantor: 







            

Makna Beriman Kepada Allah


Makna Beriman Kepada Allah

1. Dalil-Dalil Tentang Iman Kepada Allah
Firman Allah SWT:
 
Wahai orang yang beriman; berimanlah kamu kepada Allah, Rasul-Nya (Muhammad SAW), kitab yang diturunkan kepada Rasul-Nya dan kitab yang telah diturunkan sebelumnya. Barangsiapa kafir (tidak beriman) kepada Allah, malaikat-Nya. kitab-kitab-Nya, rasul-rasul-Nya dan Hari Akhirat, maka sesungguhnya orang itu sangat jauh tersesat. QS. an-Nisaa’ (4): 136.
Dan Tuhan itu, Tuhan Yang Maha Esa. Tidak ada Tuhan selain Dia. Yang Maha Pemurah dan Maha Penyayang. QS. al-Baqarah (2): 163.
Allah itu tunggal, tidak ada Tuhan selain Dia, yang hidup tidak berkehendak kepada selain-Nya, tidak mengantuk dan tidak tidur. Kepunyaan-Nya lah segala sesuatu yang ada di langit dan di bumi. Bukankah tidak ada orang yang memberikan syafaat di hadapan-Nya jika tidak dengan seizin-Nya? Ia mengetahui apa yang di hadapan manusia dan apa yang di belakang mereka, sedang mereka tidak mengetahui sedikit jua pun tentang ilmu-Nya, kecuali apa yang dikehendaki-Nya. Pengetahuannya meliputi langit dan bumi. Memelihara kedua makhluk itu tidak berat bagi-Nya. Dialah Yang Maha Tinggi lagi Maha Besar. QS. al-Baqarah (2): 255.
Dialah Allah, Tuhan Yang Tunggal, yang tiada Tuhan selain Dia, yang mengetahui perkara yang tersembunyi (gaib) dan yang terang Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang. Dialah Allah, tidak tidak ada Tuhan selain Dia, Raja Yang Maha Suci, yang sejahtera yang memelihara, yang Maha Kuasa. Yang Maha Mulia, Yang Jabbar,lagi yang Maha besar, maha Suci Allah dari segala sesuatu yang mereka perserikatkan dengannya. Dialah Allah yang menjadikan, yang menciptakan, yang memberi rupa, yang mempunyai nama-nama yang indah dan baik. Semua isi langit mengaku kesucian-Nya. Dialah Allah Yang Maha keras tuntutan-Nya, lagi Maha Bijaksana. QS. al-Hasyr (59): 22-24

Dalam Surat Al-Ikhlash, yang mempunyai arti:
“Katakanlah olehmu (hai Muhammad): Allah itu Maha Esa. Dialah tempat bergantung segala makhluk dan tempat memohon segala hajat. Dialah Allah, yang tiada beranak dan tidak diperanakkan dan tidak seorang pun atau sesuatu yang sebanding dengan Dia.” QS. al-Ikhlash (112): 1-4.

Sabda RasululIah SAW:
Katakanlah olehmu (wahai Sufyan, jika kamu benar-benar hendak memeluk Islam): Saya telah beriman akan Allah; kemudian berlaku luruslah kamu. (HR. Taisirul Wushul, 1: 18).
Manusia yang paling bahagia memperoleh syafaat-Ku di hari kiamat, ialah: orang yang mengucapkan kalimat La ilaha illallah. (HR. Muslim, Taisirul Wushul, 1: 12).
Barangsiapa mati tidak memperserikatkan Allah dengan sesuatu, pasti masuk surga. Dan barangsiapa mati tengah memperserikatkan Allah dengan sesuatu, pasti masuk neraka. (HR. Muslim, Taisirul Wushul, 1: 12.


2. Pengertian Iman Kepada Allah
Iman kepada Allah ialah:
1. Membenarkan dengan yakin akan adanya Allah;
2. Membenarkan dengan yakin akan keesaan-Nya, baik dalam perbuatan-Nya menciptakan alam makhluk seluruhnya, maupun dalam menerima ibadat segenap makhluk-Nya;
3. Membenarkan dengan yakin, bahwa Allah bersifat dengan segala sifat sempurna, suci dari segala sifat kekurangan dan suci pula dari menyerupai segala yang baharu (makhluk).

Pengelolaan Dana Kas Kecil

Pengelolaan Dana Kas Kecil
      Kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya untuk pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, pembelian perlengkapan dan sejenisnya. Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil.

Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil adalah :
• Formulir permintaan pengisian dana kembali kas kecil
• Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
• Jurnal pengeluaran kas
• Buku jurnal kas kecil
• Buku laporan penggunaan dana kas kecil
• Bukti pengeluaran kas kecil
• Alat tulis dan alat hitung



Prosedur pengelolaan dana kas kecil

Pembentukan Dana Kas Kecil :
    Pembentukan dana kas kecil menggunakan dokumen BKK (Bukti Kas Keluar) yang dikeluarkan oleh kasir atau bagian keuangan.

Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil
    Permintaan penggunaan dana kas kecil menggunakan dokumen PPKK (Permintaan Pengeluaran Kas Kecil). Sedangkan bagi pemegang kas kecil PPKK sebagai bukti pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil. PPKK yang diajukan pengguna kas kecil, apabila pemegang kas kecil meyetujui maka akan dibuatkan dokumen BPKK (Bukti Pengeluaran Kas Kecil) yang dijadikan bukti pemakaian dana kas kecil.

Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
    Pengisian kembali dana kas kecil kepada bagian keuangan menggunakan dokumen PPKKK (Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil).
Alurnya dapat diperjelas dengan gambar sebagai berikut :

Pemegang kas besar mengeluarkan kas kecil dari kas besar dengan bukti transaksi berupa Bukti Kas Keluar, pemakai kas kecil mengisi formulir Permintaan, Pemakaian Kas Kecil kepada pemegang kas kecil,Pemegang kas kecil menyimpan, Bukti Pengeluaran Kas Kecil, Pemegang kas kecil melakukan Permintaan Pengisian Kembali,Kas Kecil berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil.

Pembentukan Dana Kas Kecil
Pembentukan dana kas kecil diawali dari bagian keuangan (kasir / pemegang kas besar) mengeluarkan bukti kas keluar (cek) untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Bagian pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank kemudian mencatat ke buku kas kecil dan mengarsipkannya.

Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil
Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran kas kecil dan menyerahkannya kepada pemegang dana kas kecil. Pemegang dana kas kecil kemudian menyerahkan uang. Pemakai dana kas kecil harus mempertanggungjawabkan pemaikaian dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan bukti pendukung pemakaian dana kas kecil.

Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil harus dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan bukti pendukung pengeluaran kas kecil kemudian diserahkan ke bagian keuangan (kasir). Berdasarkan dokumen tersebut, kasir mengisi cek dan diotorisasi oleh pemegang otoritas (misalnya kepala bagian keuangan) kemudian cek tersebut diserahkan ke bagian pemegang dana kas kecil.

macam-macam dan contoh surat

Dibawah ini merupakan contoh dari bentuk-bentuk surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk suraqt yang lainnya. Dibawah ini contoh bentuk-bentuk suratnya :

1. Bagian-bagian Surat Resmi


 
 
Surat Resmi merupakan surat yang sering digunakan dalam kedinasan, keorganisasian, lembaga-lembaga instansi, maupun pekerjaan. Surat ini dikatergorikan paling umum di gunakan dalam kehidupan sehari-hari jika sedang berurusan dengan instansi atau kelembagaan tertentu. Bagian-bagian surat dari bentuk bagian-bagian surat resmi :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Hal tentang Surat
5. Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial


2. Bentuk Resmi (Official Style)

 
 
Bentuk Resmi merupakan salah satu bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi. Fungsional dan Tujuan surat ini sama dengan bagian-bagian surat resmi. Namuhn jangan loupa untuk membuat surat resmi selalu perhatikan garis tengah agar surat resmi tersebut terlihat rapih dan di terima oleh instansi atau lembaga karena surat resmi ini sifatnya tidak main-main. Bagian-bagian surat dari Bentuk Resmi :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

3. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

 
 
Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher Surat, Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

4. Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style)

 
 
Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

5. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

 
 
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

6. Bentuk Sederhana (Simplified Style)

 
 
Bentuk Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip dengan Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam penutup. Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di perusahaan itu. Terkadang penulisan Surat Bentuk Sederhana ini sangatlah simple tanpa perlu memandang kerapihan dan keteraturan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Sederhana (Simplified Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

7. Bentuk Lekuk (Indented Style)

 
 
Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

8. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

 
 
Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu. Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

9. Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice)

 
 
Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice) merupakan bentuk surat dimana Pokok Surat terletak ditengah setelah Salam Pembukaan. Bentuk surat seperti ini di buat agar orang yang membacanya terfokus terhadap Pokok Surat pada surat tersebut. Jadi diletakan di tengah setelah Salam Pembukaan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

10. Surat Bersambung (Surat Dua Halaman)

 
 
Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) merupakan bagian surat dimana surat tersebut merupakan sambungan dari halaman sebelumnya. Surat ini biasanya di buat jika surat yang dibuat pada lembar yang dibuat tidak muat. Biasanya hal yang mengakibatkan ketidakmuatana atau ketidakcukupan lembaran surat itu ialah Tubuh Surat atau Isi Surat yang terlalu panjang. Sehingga diperlukan lemabran surat lagi untuk melanjutkannya. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat halaman baru pada surat yang diantaranya :

1. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)
2. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)
3. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)
4. Surat pada halaman berikutnya tidak perlu menggunakan kop surat
5. Tidak menggunakan tembusan dan nama yang di tembus atau nama lampiran atau inisial

Bagian-bagian surat dari Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) :

a. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)
b. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)
c. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani

Contoh Surat Resmi

KOP SURAT DISINI

SURAT TUGAS
Nomor: /A.05/03/2011

Berdasarkan Surat Kepala Pusat Pembinaan, Pendidikan dan Pelatihan Perencana Bappenas Nomor:
1234/P.01/03/2011, tanggal 1 Januari 2011, Perihal pemanggilan para Calon Peserta Program S2 Luar Negeri –
Pusbindiklatren Bappenas Tahun 2011, dengan ini kami perintahkan kepada:

Nama : Om Ganteng
NIP : 123456789
Pangkat/Gol : Penata Tk.I/III/d
Jabatan : Kasubbid Pengembangan Wilayah dan Permukiman
Unit Kerja : BAPPEDA Provinsi DKI Jakarta
Instansi : Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

Untuk segera melaksanakan tugas belajar pada program persiapan bahasa Inggris (EAP) pada :

Perguruan Tinggi : Akan di tentukan kemudiaan
Tingkat : S2
Terhitung Mulai : 06 Juni s.d. 05 Desember 2011
Lama studi : 6 Bulan

Demikian untuk dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 11 Januari 2011
Kepala BAPPEDA PROVINSI
DKI JAKARTA
Ttd + stempel
(............................)
NIP: ………………..

Tembusan Yth.:
1) Kepala Pusat Pembinaan, Pendidikan dan Pelatihan Perencana, Bappenas;
2) PPK PPSDMA Bappenas;
3) Gubenur DKI JAKARTA di Jakarta;


BENTUK-BENTUK SURAT

A. Bentuk Lurus Penuh
Pengertian bentuk surat lurus yaitu bentuk surat yang pengetikannya semua dimukai pada pasak garis pinggir kiri (penekan segi sebelah kiri)
Pada bentuk lurus ini, tanggal dan salam penutup juga diketik mulai pasak garis pinggir kiri. Sehingga bentuk surat ini merupakan bentuk yang paling mudah diketik.

B. Bentuk Lurus
Bentuk lurus yaitu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam penutup, nama perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas.

C. Bentuk Lurus dengan Perihal atau Pokok Surat
Bentuk surat ini sama dengan bentuk lurus, hanya diantara salam pembuka dan isi suarat dicantumkan perihal surat.
D. Bentuk Setengah Lurus
Bentuk setengah lurus yaitu bentuk surat yang hamper sama dengan bentuk lurus, perbedaannya terletak pada pengetikan isis saja, yaitu setiap alenia baru masuk lima spasi.
BENTUK SURAT LEKUK DAN BENTUK SURAT RESMI
A. Bentuk Lekuk
Pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal, salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan, sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri, dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi.
B. Bentuk Surat Resmi
Bentuk surat resmi banyak dipakai oleh istansi Pemerintah. Alamat harus diketik dibagian sebelah kanan,sedangkan dibagian sebelah kiri dibuat nomor, lampiran dan perihal atau hal surat. Setiap pergantian alinea dari isi surat selalu masuk lima spasi.
Contoh-contoh bentuk surat
  1. Bentuk Lurus Penuh
Bandung, 05 Maret 2009
PT. Indo Karya
Jalan Cikapundung
Garut
Tuan-tuan yang terhormat,
Menurut pesaanan Tuan tanggal 21 Februari 2009 dengan gembira kami kabarkan, bahwa hari ini telah kami kirimkan 15.000 buah bumbu makanan. Bersama dengan ini kami sampaikan faktur dan daftar pengiriman barang, masing-masing rangkap dua, pelunasan sisa harga barang kami harapkan paling lama tanggal 10 Maret 2009.
Atas perhatian Tuan kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
PT. Indo Karya
Rani Ratnaningsih
DIREKTUR
  1. Bentuk Lurus
Banten, 5 Maret 2009

Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK Danamon
Cabang Garut
Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 12 Mei 2009, Bank ”BCA” Cabang Garut akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro bilyet.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.
Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Bank Danamon
Drs. Suwarno
Pimpinan
  1. Bentuk Lurus dengan perihal atau pokok surat
Gresik, 1 Maret 2009

PT Holcim
Jalan Veteran 23
Gresik
Tuian-tuan yang terhormat,
Pengiriman Semen
Sesuai dengan kontrak pembelian antara took kami dan perusahaan tuan tertangaal 2009 di bawah nomor 421/X/09 untuk pengiriman 500 sak semen. Yang direncanakan dikirim tanggal 7 Maret 2009.
Karena tempat gudang penyimpanan tidak ada dan saat ini baru dibuatkan, maka pengiriman supaya diundur saja besok tanggal 15 Maret 2009.
Kami minta dengan hormat perhatiannya.
Hormat kami
Toko bahan bangunan Kujang
Didi Sutomo
Sekretaris
  1. Bentuk Setengah Lurus
Surakarta, 21 Maret 2009

Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Bekasi
Dengan hormat
Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2009.
Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2009 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.
Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Penerbit TRIBUANA
Lukman Hakim
Direksi Teknik
  1. Bentuk Lekuk
Surabaya, 9 Maret 2008
PT Taman Citra
Jalan Cantel 112
Sragen
Dengan hormat,
Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.
Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air. Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.
Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami
PT Anemeka Pupuk
Suwarno
Direktur
B. Bentuk Surat Resmi
UNIVERESITAS SEBELAS MARET
KAMPUS KENTINGAN
SURAKARTA
Nomor : 11/X/ 2008 Surakarta, 16 Maret 2009
Lamp : -
Hal : - Yth. Sdr. Direktur SMA Negeri 1 Surakarta
Sebagaimana diketahui pada tahun 2009 Universitas Sebelas Maret akan menerima mahasiswa baru lulusan SMTA. Suhubungan dengan hal tersebut kami mengundang Saudara untuk menghaditi rapat yang kami selenggarakan:
Hari dan tanggal : 20 Maret 2009
Tempat : Fakultas Keguruan Pabelan Surakarta
Keperluan : Membicarakan tentang syarat-syarat masuk ke perguruan tinggi.
Atas perhatian dan partisipasi sawdara dalam hal tersebut di atas kami ucapkan terima kasih.
 
Universitas Sebelas maret
                                                                                                                              Ketua

pengelolaan arsip dinamis dan statis

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS ORGANISASI
     Setiap organisasi harus berusaha mengelola arsip dengan baik. Untuk itu organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dinamis dan statis. Di samping juga perlu memperhatikan dukungan berbagai faktor yang terkait yaitu faktor kepemimpinan, profesionalisme/kompetensi arsiparis dan sumber daya manusia lainnya yang mengurus arsip, serta kondisi sarana prasarana yang dibutuhkan. Tulisan berikut bermaksud menguraikan perihal pengelolaan arsip dan faktor-faktor terkait tersebut.

A. Pengertian Arsip
   Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Rekaman dapat berbentuk tulisan, gambar, suara. Media rekaman dapat berupa kertas, film, disk, kaset. Pengertian arsip ini berkenaan juga dengan berbagai jenis arsip. Dalam arti ini, arsip adalah satu atau lebih warkat (catatan, rekaman, dokumen, naskah) yang memiliki nilai guna dan disimpan untuk menjamin keselamatan dan persediaannya kembali bilamana dibutuhkan. Nilai guna yang dimaksudkan misalnya nilai guna administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset dan pembuktian.
Ada berbagai jenis arsip, yang dapat digolongkan sebagai berikut :
1. Arsip dinamis, yang terdiri dari arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2. Arsip statis, Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan.
3. Arsip terjaga, Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 4. Arsip umum. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga
B. Organisasi Kearsipan dan Fungsinya
Organisasi kearsipan terdiri atas lembaga kearsipan, unit kearsipan dan unit pengolah.
1. Lembaga Kearsipan Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan      tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
2. Unit Kearsipan Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
Unit kearsipan memiliki fungsi antara lain :
a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
e. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
3. Unit Pengolah . Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
C. Pengelolaan Arsip
     Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi: arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
1. Pengelolaan Arsip Dinamis
     Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan-kegiatan : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.
a. Penciptaan Arsip Dinamis
     Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip adalah :
(a) Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya
(b) Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain
(c) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi
(d) Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip
Dari ketentuan-ketentuan tersebut dapat dikatakan bahwa setiap pejabat dan pegawai unit kerja yang terlibat dalam pembuatan dokumen harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut dalam proses menciptakan arsip yaitu : baik dan benar, dapat menentukan bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain, penciptaan arsip dilaksanakan dengan melakukan analisis fungsi dan tugas organisasi, memenuhi komponen struktur, isi dan konteks arsip.
Dalam menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat. Dalam hal ini, pencipta arsip harus/seharusnya melakukan pencatatan (perekaman) proses pembuatan dokumen, pencatatan pendistribusian dokumen baik pengiriman maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan dokumen misalnya berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan rapat yang berkenaan dengan pembuatan dokumen. Sedangkan pencatatan pendistribusian dokumen dilakukan dengan melakukan pencatatan pada buku/kartu agenda, pencatatan penyampaian dokumen dengan menggunakan lembar disposisi, dan lembar/buku ekspedisi (model lama), lembar pencatatan penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu tunjuk silang, lembar pengantar surat (model baru), atau pencatatan secara elektronik dengan menggunakan komputer.
b. Penggunaan Arsip Dinamis
   Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih selalu-sering-kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan manajerial dan operasional organisasi.
Tentang penggunaan dan pemeliharaan arsip-dinamis dinyatakan bahwa :
(a) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. (b) Pencipta arsip membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
Berkenaan dengan penggunaan atau peminjaman arsip, pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
(a) menghambat proses penegakan hukum;
(b) mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
(c) membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
(d) mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; (e) merugikan ketahanan ekonomi nasional;
(f) merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
(g) mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
(h) mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
(i) mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
Di samping ketentuan kemungkinan penutupan akses atas arsip seperti tersebut di atas, ditetapkan pula bahwa pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup, menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip. Berkenaan dengan penggunaan arsip ini pencipta arsip perlu memiliki ketentuan prosedur peminjaman arsip, ketentuan waktu peminjaman, dan prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila terjadi kehilangan arsip.
c. Pemeliharaan Arsip
     Dinamis Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air. Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan lainnya. Saluran air tidak melalui ruangan arsip. Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip.
d. Penyusutan Arsip Dinamis
      Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara . Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan :
(a) pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
(b) pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
(c) penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.
Tentang pelaksanaan pemusnahan arsip sebagai berikut :
(a) Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang : (1) tidak memiliki nilai guna; (2) telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip); (3) tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan (4) tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
(b) Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar. (1) mendaftar secara lengkap arsip-arsip yang akan dimusnahkan (unit kerja, kode pokok masalah/masalah, jenis fisik arsip, tanggal, bulan dan tahun berkas, serta jumlah berkas) (2) melaksanakan pemusnahan arsip dengan cara membakar, melebur, atau mencacahnya, dan dengan membuat berita acara.
(c) Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan, dengan memberikan tanda tangan sebagai tanda mengetahuii/menyetujui.
       Sedangkan tentang penyerahan arsip dapat diatur sbb. bahwa satuan kerja di lingkungan organisasi wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Berdasarkan sudut pandang JRA dapat dikatakan bahwa suatu arsip menjadi arsip statis harus melalui masa sebagai arsip aktif, arsip inaktif, dan setelah habis masa retensinya dan menurut penilaian arsip yang bersangkutan mempunyai nilai abadi atau berketerangan dipermanenkan, maka arsip tersebut tergolong sebagai arsip statis. Arsip yang tidak dikenali penciptanya atau karena tidak adanya JRA dan dinyatakan dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) oleh lembaga kearsipan dinyatakan sebagai arsip statis. Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada lembaga kearsipan.
2. Pengelolaan Arsip
      Statis Seperti dikemukakan di atas arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi: akuisisi arsip statis; pengolahan arsip statis; preservasi arsip statis; dan akses arsip statis.
a. Akuisisi Arsip Statis
Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Akuisisi meliputi arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung. Lembaga kearsipan wajib membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang diakuisisi dan mengumumkannya kepada publik. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis yang hendak diakusisi wajib menyerahkan kepada Lembaga Kearsipan. Lembaga kearsipan dapat melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.
b. Pengolahan Arsip Statis
Mengenai pengolahan arsip statis dapat diatur sebagai berikut. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan standar deskripsi arsip statis. Ini berarti bahwa pegawai lembaga kearsipan dalam melakukan pencatatan dan penyimpanan arsip statis memperhatikan unit kerja asal arsip dan pokok masalah, masalah dan perincian arsip tersebut. Cara ini akan dapat menjamin sistematika, pengendalian, dan kemudahan akses arsip.
c. Preservasi Arsip Statis
Sedangkan preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. Preservasi arsip statis dilakukan secara preventif dan kuratif. Preservasi arsip merupakan upaya memelihara dan menjaga arsip dari kerusakan yang mungkin terjadi. Berbagai bentuk usaha pemeliharaan arsip dinamis yang dikemukakan di atas dapat digunakan untuk melakukan pemeliharaan arsip statis. Sedangkan penjagaan arsip dari kemungkinan kerusakan dapat dilakukan dengan membersihkan ruangan secara berkelanjutan; memeriksa ruangan dan sekitarnya untuk memastikan aman dari serangga, rayap dan sejenisnya; penggunaan racun serangga dan kapur barus, pengawasan serangga anai-anai, larangan makan dan merokok di ruang arsip, tidak meletakkan arsip secara berdesak-desakan, secara rutin mengganti klip sebelum berkarat, mempergunakan rak dari logam, menjaga kebersihan arsip, mengeringkan arsip yang basah, dan melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak.
d. Akses Arsip Statis
Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut. Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan: a. tidak menghambat proses penegakan hukum; b. tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara; d. tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; e. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional; f. tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri; g. tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan i. tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip statis dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan dan dilaporkan kepada pimpinan organisasi. Penetapan dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya. Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan dan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga kearsipan. Oleh karena itu kepala lembaga kearsipan harus merumuskan dan menetapkan kebijakan tentang keterbukaan arsip statis dan kebijakan lainnya yang relevan untuk menjamin penyelenggaraan arsip organisasi yang efektif dan efisien.
D. Faktor-Faktor yang Berkaitan dengan Pencapaian Tujuan Pengelolaan Arsip
Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan pengelolaan arsip adalah kepemimpinan unit kearsipan dan lembaga kearsipan, kompetensi dan profesionalitas arsiparis, sumber daya manusia lainnya, dan kondisi sarana prasarana unit dan lembaga kearsipan.
1. Faktor Kepemimpinan
Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Kompetensi pimpinan unit dan lembaga kearsipan meliputi :
a. Ketrampilan teknis yaitu kemampuan menggunakan bahan, peralatan, komputer, almari arsip untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dan mengatasi persoalan penggunaan fasilitas dan pelaksanaan pekerjaan kearsipan. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan lini pertama/bawah.
b. Ketrampilan manusiawi, yaitu kemampuan untuk bekerjasama, memahami, mempengaruhi dan memotivasi orang lain terutama para pegawai sebagai individu dan anggota kelompok. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan menengah.
c. Ketrampilan konseptual, yaitu kemampuan menguraikan dan menjelaskan masalah atau kejadian organisasi, ketergantungan antar satuan dan komponen organisasi, serta mengantisipasi berbagai perubahan yang mungkin terjadi. Termasuk kemampuan untuk melaksanakan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan atas. Setiap manajer atau pimpinan unit perlu memiliki berbagai kemampuan tersebut, meskipun sesuai tingkatannya manajer atau pimpinan lebih membutuhkan kemampuan yang berbeda karena fungsi pokoknya yang berbeda. Pimpinan yang memiliki kemampuan tersebut akan dapat efektif dalam melaksanakan fungsi dan peran kepemimpinan atau manajerialnya.
2. Faktor Kompetensi Arsiparis dan Sumber Daya Manusia
Kompetensi atau profesionalitas arsiparis dan sumber daya manusia lainnya yang melaksanakan tugas kearsipan meliputi kemampuan pengetahuan kearsipan, manajemen dan organisasi; kemampuan ketrampilan atau teknis pelaksanaan tugas-tugas dan penggunaan bahan-bahan dan alat-alat kearsipan; pengalaman kerja di bidang kearsipan; kemampuan bersikap kerja yang baik seperti disiplin, cekatan, jujur, bersih, dan rapi. Kompetensi seperti itu sangat dibutuhkan dalam penyelenggaraan kearsipan, karena dengan kemampuan tersebut pegawai dapat bekerja dengan baik dan dengan demikian penyelenggaraan kearsipan dapat efektif mencapai tujuannya. Oleh karena itu penting pula bagi setiap organisasi untuk melakukan pengembangan dan pembinaan sumber daya manusia sehingga semakin memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.
Lembaga kearsipan dapat melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya:
a. pengadaan arsiparis;
b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui pe-nyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan;
c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan
d. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
3. Faktor Kondisi Sarana Kearsipan
Sarana atau segala sesuatu yang dapat dipakai dalam penyelenggaraan kearsipan, perlu dimiliki dan dikembangkan oleh setiap unit kerja/lembaga kearsipan agar penyelenggaraan kearsipan dapat berlangsung efisien dan efektif. Bahan-bahan dan alat-alat yang digunakan untuk melakukan proses pengambilan kebijakan, pengembangan, pembinaan, pengelolaan, dan pelaksanaan kerja kearsipan harus diupayakan dan diatur sehingga memiliki standar kualitas dan spesifikasi sesuai kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Pencipta arsip dan lembaga kearsipan perlu mengupayakan penyediaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip, memanfaatkan dan mengembangkannya sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Standar kualitas dan spesifikasi prasarana dan sarana kearsipan adalah ketentuan standar tentang kualitas, bahan, bentuk, ukuran, jenis, dan lain-lain yang dijadikan acuan atau pedoman dalam pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan. Agar pengelolaan arsip dapat efektif dan efisien, maka faktor kepemimpinan, profesionalisme/kompetensi arsiparis dan sumber daya manusia lainnya yang mengurus arsip, serta kondisi sarana prasarana yang dibutuhkan harus diperhatikan dan dipenuhi.