PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS ORGANISASI
Setiap organisasi harus berusaha mengelola arsip dengan baik. Untuk itu
organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dinamis dan statis. Di
samping juga perlu memperhatikan dukungan berbagai faktor yang terkait
yaitu faktor kepemimpinan, profesionalisme/kompetensi arsiparis dan
sumber daya manusia lainnya yang mengurus arsip, serta kondisi sarana
prasarana yang dibutuhkan. Tulisan berikut bermaksud menguraikan perihal
pengelolaan arsip dan faktor-faktor terkait tersebut.
A. Pengertian Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara. Rekaman dapat berbentuk tulisan, gambar, suara. Media
rekaman dapat berupa kertas, film, disk, kaset. Pengertian arsip ini
berkenaan juga dengan berbagai jenis arsip.
Dalam arti ini, arsip adalah satu atau lebih warkat (catatan, rekaman,
dokumen, naskah) yang memiliki nilai guna dan disimpan untuk menjamin
keselamatan dan persediaannya kembali bilamana dibutuhkan. Nilai guna
yang dimaksudkan misalnya nilai guna administrasi, hukum, keuangan,
pendidikan, riset dan pembuktian.
Ada berbagai jenis arsip, yang dapat digolongkan sebagai berikut :
1. Arsip dinamis, yang terdiri dari arsip vital, arsip aktif, arsip
inaktif. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui,
dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip
inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2. Arsip statis, Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan.
3. Arsip terjaga, Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan
dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus
dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
4. Arsip umum. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam
kategori arsip terjaga
B. Organisasi Kearsipan dan Fungsinya
Organisasi kearsipan terdiri atas lembaga kearsipan, unit kearsipan dan unit pengolah.
1. Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan.
2. Unit Kearsipan
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Pencipta arsip
adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan
fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
Unit kearsipan memiliki fungsi antara lain :
a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
e. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya.
3. Unit Pengolah
. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
C. Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi: arsip vital, arsip aktif, dan arsip
inaktif.
Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
Sedangkan pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga
kearsipan.
1. Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan
arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi
persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan
norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Untuk
mewujudkan tujuan tersebut, pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui
kegiatan-kegiatan : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan
arsip.
a. Penciptaan Arsip Dinamis
Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman
merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan
membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka
penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan
arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi.
Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip adalah :
(a) Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin
rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan
arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya
(b) Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam
berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik
dan/atau media lain
(c) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi
(d) Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip
Dari ketentuan-ketentuan tersebut dapat dikatakan bahwa setiap pejabat
dan pegawai unit kerja yang terlibat dalam pembuatan dokumen harus
memperhatikan prinsip-prinsip berikut dalam proses menciptakan arsip
yaitu : baik dan benar, dapat menentukan bentuk dan/atau melakukan alih
media meliputi media elektronik dan/atau media lain, penciptaan arsip
dilaksanakan dengan melakukan analisis fungsi dan tugas organisasi,
memenuhi komponen struktur, isi dan konteks arsip.
Dalam menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan
proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat. Dalam hal ini,
pencipta arsip harus/seharusnya melakukan pencatatan (perekaman) proses
pembuatan dokumen, pencatatan pendistribusian dokumen baik pengiriman
maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan dokumen misalnya
berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan rapat
yang berkenaan dengan pembuatan dokumen. Sedangkan pencatatan
pendistribusian dokumen dilakukan dengan melakukan pencatatan pada
buku/kartu agenda, pencatatan penyampaian dokumen dengan menggunakan
lembar disposisi, dan lembar/buku ekspedisi (model lama), lembar
pencatatan penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu tunjuk
silang, lembar pengantar surat (model baru), atau pencatatan secara
elektronik dengan menggunakan komputer.
b. Penggunaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih
selalu-sering-kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk
kepentingan manajerial dan operasional organisasi.
Tentang penggunaan dan pemeliharaan arsip-dinamis dinyatakan bahwa :
(a) Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
(b) Pencipta arsip membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
Berkenaan dengan penggunaan atau peminjaman arsip, pencipta arsip dapat
menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum
dapat:
(a) menghambat proses penegakan hukum;
(b) mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
(c) membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
(d) mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
(e) merugikan ketahanan ekonomi nasional;
(f) merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
(g) mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan
terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara
hukum;
(h) mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
(i) mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
Di samping ketentuan kemungkinan penutupan akses atas arsip seperti
tersebut di atas, ditetapkan pula bahwa pencipta arsip wajib menjaga
kerahasiaan arsip tertutup, menentukan prosedur berdasarkan standar
pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna
arsip. Berkenaan dengan penggunaan arsip ini pencipta arsip perlu
memiliki ketentuan prosedur peminjaman arsip, ketentuan waktu
peminjaman, dan prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila
terjadi kehilangan arsip.
c. Pemeliharaan Arsip
Dinamis
Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk
menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip
dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip
dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena
faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan
arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor
ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara
yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur,
serangga, rayap, gegat, api, dan air. Oleh karena itu untuk memelihara
arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang
baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela
dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring
serangga, hewan kecil dan lainnya. Saluran air tidak melalui ruangan
arsip. Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk
mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC
selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam,
dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan
cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah
serangga/rayap dapat dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip.
d. Penyusutan Arsip Dinamis
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip
statis kepada lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip
dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan
kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan
negara . Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip,
dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan :
(a) pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
(b) pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki
nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan; dan
(c) penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.
Tentang pelaksanaan pemusnahan arsip sebagai berikut :
(a) Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang : (1) tidak memiliki nilai guna;
(2) telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip);
(3) tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
(4) tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
(b) Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang
benar.
(1) mendaftar secara lengkap arsip-arsip yang akan dimusnahkan (unit
kerja, kode pokok masalah/masalah, jenis fisik arsip, tanggal, bulan
dan tahun berkas, serta jumlah berkas)
(2) melaksanakan pemusnahan arsip dengan cara membakar, melebur, atau
mencacahnya, dan dengan membuat berita acara.
(c) Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab
pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan, dengan memberikan tanda
tangan sebagai tanda mengetahuii/menyetujui.
Sedangkan tentang penyerahan arsip dapat diatur sbb. bahwa satuan kerja
di lingkungan organisasi wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga
kearsipan. Berdasarkan sudut pandang JRA dapat dikatakan bahwa suatu
arsip menjadi arsip statis harus melalui masa sebagai arsip aktif, arsip
inaktif, dan setelah habis masa retensinya dan menurut penilaian arsip
yang bersangkutan mempunyai nilai abadi atau berketerangan
dipermanenkan, maka arsip tersebut tergolong sebagai arsip statis. Arsip
yang tidak dikenali penciptanya atau karena tidak adanya JRA dan
dinyatakan dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) oleh lembaga kearsipan
dinyatakan sebagai arsip statis. Pencipta arsip bertanggung jawab atas
autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang diserahkan
kepada lembaga kearsipan.
2. Pengelolaan Arsip
Statis
Seperti dikemukakan di atas arsip statis adalah arsip yang dihasilkan
oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan.
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan,
preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu
sistem kearsipan nasional.
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip
sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi: akuisisi arsip statis; pengolahan
arsip statis; preservasi arsip statis; dan akses arsip statis.
a. Akuisisi Arsip Statis
Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis
pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan
arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan. Akuisisi meliputi arsip statis yang telah diverifikasi secara
langsung maupun tidak langsung. Lembaga kearsipan wajib membuat Daftar
Pertelaan Arsip (DPA) yang diakuisisi dan mengumumkannya kepada publik.
Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis yang hendak
diakusisi wajib menyerahkan kepada Lembaga Kearsipan.
Lembaga kearsipan dapat melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga
pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara
dan/atau bantuan luar negeri. Akuisisi arsip statis oleh lembaga
kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.
b. Pengolahan Arsip Statis
Mengenai pengolahan arsip statis dapat diatur sebagai berikut.
Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas
aturan asli. Pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan standar
deskripsi arsip statis. Ini berarti bahwa pegawai lembaga kearsipan
dalam melakukan pencatatan dan penyimpanan arsip statis memperhatikan
unit kerja asal arsip dan pokok masalah, masalah dan perincian arsip
tersebut. Cara ini akan dapat menjamin sistematika, pengendalian, dan
kemudahan akses arsip.
c. Preservasi Arsip Statis
Sedangkan preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan
dan kelestarian arsip statis. Preservasi arsip statis dilakukan secara
preventif dan kuratif. Preservasi arsip merupakan upaya memelihara dan
menjaga arsip dari kerusakan yang mungkin terjadi. Berbagai bentuk usaha
pemeliharaan arsip dinamis yang dikemukakan di atas dapat digunakan
untuk melakukan pemeliharaan arsip statis. Sedangkan penjagaan arsip
dari kemungkinan kerusakan dapat dilakukan dengan membersihkan ruangan
secara berkelanjutan; memeriksa ruangan dan sekitarnya untuk memastikan
aman dari serangga, rayap dan sejenisnya; penggunaan racun serangga dan
kapur barus, pengawasan serangga anai-anai, larangan makan dan merokok
di ruang arsip, tidak meletakkan arsip secara berdesak-desakan, secara
rutin mengganti klip sebelum berkarat, mempergunakan rak dari logam,
menjaga kebersihan arsip, mengeringkan arsip yang basah, dan melakukan
perbaikan terhadap arsip yang rusak.
d. Akses Arsip Statis
Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lembaga kearsipan wajib
menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip.
Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat
keterbukaan dan ketertutupan. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan
berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta
menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses.
Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap
arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan
tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip
yang memiliki arsip tersebut.
Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan
akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan
lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka
setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip
statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang
dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
a. tidak menghambat proses penegakan hukum;
b. tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan
intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d. tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam
kategori dilindungi kerahasiaannya;
e. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
g. tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan
kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak
secara hukum;
h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut
sifatnya perlu dirahasiakan.
Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan,
kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip statis dapat diakses
dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan.
Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga
kearsipan dan dilaporkan kepada pimpinan organisasi. Penetapan dilakukan
secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan dan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga
kearsipan. Oleh karena itu kepala lembaga kearsipan harus merumuskan dan
menetapkan kebijakan tentang keterbukaan arsip statis dan kebijakan
lainnya yang relevan untuk menjamin penyelenggaraan arsip organisasi
yang efektif dan efisien.
D. Faktor-Faktor yang Berkaitan dengan Pencapaian Tujuan Pengelolaan Arsip
Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan pengelolaan
arsip adalah kepemimpinan unit kearsipan dan lembaga kearsipan,
kompetensi dan profesionalitas arsiparis, sumber daya manusia lainnya,
dan kondisi sarana prasarana unit dan lembaga kearsipan.
1. Faktor Kepemimpinan
Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan
Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin
oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan
kearsipan. Kompetensi pimpinan unit dan lembaga kearsipan meliputi :
a. Ketrampilan teknis yaitu kemampuan menggunakan bahan, peralatan,
komputer, almari arsip untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dan
mengatasi persoalan penggunaan fasilitas dan pelaksanaan pekerjaan
kearsipan. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan
lini pertama/bawah.
b. Ketrampilan manusiawi, yaitu kemampuan untuk bekerjasama, memahami,
mempengaruhi dan memotivasi orang lain terutama para pegawai sebagai
individu dan anggota kelompok. Ketrampilan ini lebih banyak dibutuhkan
oleh manajer/pimpinan menengah.
c. Ketrampilan konseptual, yaitu kemampuan menguraikan dan menjelaskan
masalah atau kejadian organisasi, ketergantungan antar satuan dan
komponen organisasi, serta mengantisipasi berbagai perubahan yang
mungkin terjadi. Termasuk kemampuan untuk melaksanakan fungsi-fungsi
perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan. Ketrampilan ini lebih
banyak dibutuhkan oleh manajer/pimpinan atas.
Setiap manajer atau pimpinan unit perlu memiliki berbagai kemampuan
tersebut, meskipun sesuai tingkatannya manajer atau pimpinan lebih
membutuhkan kemampuan yang berbeda karena fungsi pokoknya yang berbeda.
Pimpinan yang memiliki kemampuan tersebut akan dapat efektif dalam
melaksanakan fungsi dan peran kepemimpinan atau manajerialnya.
2. Faktor Kompetensi Arsiparis dan Sumber Daya Manusia
Kompetensi atau profesionalitas arsiparis dan sumber daya manusia
lainnya yang melaksanakan tugas kearsipan meliputi kemampuan pengetahuan
kearsipan, manajemen dan organisasi; kemampuan ketrampilan atau teknis
pelaksanaan tugas-tugas dan penggunaan bahan-bahan dan alat-alat
kearsipan; pengalaman kerja di bidang kearsipan; kemampuan bersikap
kerja yang baik seperti disiplin, cekatan, jujur, bersih, dan rapi.
Kompetensi seperti itu sangat dibutuhkan dalam penyelenggaraan
kearsipan, karena dengan kemampuan tersebut pegawai dapat bekerja dengan
baik dan dengan demikian penyelenggaraan kearsipan dapat efektif
mencapai tujuannya. Oleh karena itu penting pula bagi setiap organisasi
untuk melakukan pengembangan dan pembinaan sumber daya manusia sehingga
semakin memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.
Lembaga kearsipan dapat melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya:
a. pengadaan arsiparis;
b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui
pe-nyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan
kearsipan;
c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan
d. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
3. Faktor Kondisi Sarana Kearsipan
Sarana atau segala sesuatu yang dapat dipakai dalam penyelenggaraan
kearsipan, perlu dimiliki dan dikembangkan oleh setiap unit
kerja/lembaga kearsipan agar penyelenggaraan kearsipan dapat berlangsung
efisien dan efektif. Bahan-bahan dan alat-alat yang digunakan untuk
melakukan proses pengambilan kebijakan, pengembangan, pembinaan,
pengelolaan, dan pelaksanaan kerja kearsipan harus diupayakan dan diatur
sehingga memiliki standar kualitas dan spesifikasi sesuai kebutuhan dan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Pencipta arsip dan
lembaga kearsipan perlu mengupayakan penyediaan prasarana dan sarana
kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip,
memanfaatkan dan mengembangkannya sesuai dengan kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi. Standar kualitas dan spesifikasi prasarana dan
sarana kearsipan adalah ketentuan standar tentang kualitas, bahan,
bentuk, ukuran, jenis, dan lain-lain yang dijadikan acuan atau pedoman
dalam pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan.
Agar pengelolaan arsip dapat efektif dan efisien, maka faktor
kepemimpinan, profesionalisme/kompetensi arsiparis dan sumber daya
manusia lainnya yang mengurus arsip, serta kondisi sarana prasarana yang
dibutuhkan harus diperhatikan dan dipenuhi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar